Pagos y cobros

Cómo cobras, cómo se confirman los pagos en línea, cómo haces reembolsos y dónde ves tus ingresos.

La lista de pagos

Muestra todos los pagos del negocio: cobros de citas, abonos, tarjetas de regalo y ventas de la tienda. Busca por nombre del cliente, teléfono o ID de transacción, y filtra:

• Estado: Todos, Pendiente, Confirmado (por defecto), Expirado, Reembolsado y Reembolsos. Reembolsos no muestra pagos: muestra cada reembolso hecho (ver abajo).
• Método: Todos, En línea, Efectivo y Transferencia.

Cada fila muestra fecha, cliente (con enlace a la cita), monto, método, estado, quién lo procesó y el ID de transacción. La lista va por páginas: abajo eliges cuántas filas ver y pasas de página. Haz clic en un pago para ver su detalle. Ver caja te lleva a la Caja.

Estados de un pago

Métodos de pago

Cobrar un saldo

1. Abre la cita y haz clic en Cobrar X COP. En el bloque Pago verás Total, Pagado y Saldo pendiente.
2. Elige cómo paga el cliente: Efectivo, Transferencia, Link o Gift Card.
3. Sigue los pasos del método elegido:

• Efectivo: escribe el Monto a cobrar (puede ser parcial). En Recibido marca lo que te entregó (Exacto, un monto redondo u Otro) y Lumi calcula el Cambio. Confirma con Registrar efectivo. El dinero entra a la caja con tu nombre. Necesitas la caja abierta; si está cerrada, puedes abrirla desde ahí mismo.
• Transferencia: confirma que el dinero llegó, escribe el monto y usa Registrar transferencia. No pasa por la caja.
• Link: Generar link de pago crea un enlace de Wompi por todo el saldo. Envíaselo al cliente. Vence en unos 15 a 20 minutos si no lo paga.
• Gift Card: escribe el código, el Monto a redimir (COP) o usa Aplicar máximo, y confirma con Redimir gift card.

Solo se cobra el saldo de citas Confirmadas, En curso o Completadas. Si la cita tiene documentos pendientes verás Docs pendientes en el panel de cobro, pero no bloquea el cobro.

Abonos y saldos

Si cobras un abono al reservar, el cliente paga una parte en línea y el resto en el spa. En Hoy verás las citas con Abono o Sin pagar, la tarjeta Por cobrar y, cada mañana, la Revisión de ayer con las citas que quedaron con saldo. Cobra el resto con Cobrar.

Las citas creadas en el mostrador (presencial) siempre se cobran completas. Configura el abono en Ajustes › Pagos, con las opciones Porcentaje de anticipo o Monto fijo de anticipo.

Reembolsos

Todos los reembolsos se hacen dentro de Lumi, en una sola pantalla de reembolsos. Se abre sola después de cancelar una cita o de marcar No vino, y la abres tú con Reembolsar en la lista de Pagos o en la página de un pago. Los reembolsos con tarjeta se los pide Lumi a Wompi; los demás se los devuelves tú al cliente y Lumi los registra.

Cómo se hace un reembolso

1. Abre la pantalla. Verás una tarjeta por cada pago (por ejemplo, el abono en línea y el saldo en efectivo) y otra por lo pagado con tarjeta de regalo. Nada viene marcado.
2. En cada pago elige Reembolsar todo, Reembolso parcial o No reembolsar. Con Reembolso parcial escribe el Monto a reembolsar: debe ser menor que lo que queda por reembolsar. Desde Pagos no aparece No reembolsar.
3. Si el dinero lo devuelves tú, escribe la Referencia de la devolución: el número de la transferencia o del Nequi con el que le devolviste el dinero al cliente.
4. Escribe el Motivo. Es obligatorio cuando reembolsas algo, y en un No vino también cuando no reembolsas nada.
5. Confirma. El botón resume lo que vas a hacer, por ejemplo Confirmar: reembolsar 100.000 COP, conservar 30.000 COP. Solo se activa cuando cada pago tiene una opción y los datos que pide. Nada se reembolsa antes de confirmar.

Después de cancelar o de marcar No vino puedes cerrar la pantalla con Decidir después. Los pagos quedan por decidir: la cita muestra Hay pagos de esta cita sin decidir. con el enlace Decidir reembolsos, y Hoy la lista en Reembolsos por decidir hasta que alguien decida. Desde Pagos, la pantalla se cierra con Cerrar.

A dónde vuelve el dinero

• Si reembolsas un pago de una cita que no está cancelada ni marcada No vino (por ejemplo, una Completada), lo reembolsado vuelve a quedar como saldo pendiente de la cita.
• La compra de una tarjeta de regalo se reembolsa completa o no se reembolsa, y solo si la tarjeta nunca se usó (ver cómo).
• Las ventas de la tienda se manejan desde Tienda (en la lista de Pagos verás Ver en Tienda): las pagadas en línea se reembolsan allí con esta misma pantalla, y las de efectivo o transferencia se anulan.

Lo que cobra Wompi

En los pagos en línea, la pantalla muestra una línea como Wompi cobró aprox. 3.987 COP por este pago. Es la comisión que Wompi se quedó de ese pago, y Wompi no la devuelve cuando reembolsas. Por eso:

• Si reembolsas todo, la reserva te deja una pérdida de más o menos esa comisión. Lumi te lo dice antes de confirmar.
• Si reembolsas una parte, Lumi te dice con cuánto te quedas: lo que no reembolsas, menos la comisión.

Después de confirmar

Cada pago muestra su resultado en la misma pantalla, y el resultado queda en la cita y en el pago:

Si ya cerraste la pantalla, ábrela de nuevo desde la cita, desde Hoy o desde Pagos para intentarlo otra vez.

Si Wompi no responde a un reembolso con tarjeta, Lumi nunca lo da por fallido solo, porque Wompi pudo haberlo hecho y repetirlo devolvería el dinero dos veces. Después de unos minutos, el reembolso muestra Wompi no confirmó este reembolso. El Propietario (o quien tenga el permiso Reembolsar pagos) revisa la transacción en su panel de Wompi y cierra el reembolso con Ya lo revisé en Wompi: Sí se reembolsó o No se reembolsó. Lo encuentra en la página del pago, en el bloque Reembolsos, o en el filtro Reembolsos de Pagos.

Si alguien hace un reembolso directamente en el panel de Wompi, o el cliente hace un contracargo con su banco, Lumi lo registra solo, como hecho desde Wompi y por lo que faltaba del pago, y te avisa en la campana. Haz cada reembolso en un solo lugar: si lo hiciste en Wompi, no lo repitas en Lumi.

El filtro Reembolsos

En Pagos, el filtro Reembolsos lista cada reembolso y cada pago conservado: el monto, cómo se devolvió (Wompi, transferencia, efectivo de la caja o tarjeta de regalo), la referencia, desde dónde se hizo (cancelación, No vino, Pagos o desde Wompi), quién lo hizo con su rol y su correo, cuándo, el motivo y su resultado. Sigue el buscador y las fechas de arriba, y Ver pago abre el pago. Estos registros no se pueden editar ni borrar.

Cómo se confirman los pagos en línea

Un pago en línea solo se confirma cuando Wompi le avisa a Lumi con un aviso firmado (el webhook que configuras al conectar Wompi). En ese momento la cita queda confirmada y salen la confirmación y, si el servicio los tiene, el enlace de los documentos. Si el aviso no llega a la primera, Wompi lo reintenta solo.

Aparte, cada 5 minutos Lumi revisa los pagos que siguen pendientes. Esa revisión no confirma pagos: solo expira los que llevan más de unos 15 minutos sin aprobarse. Al expirar, marca el pago y la cita como expirados, libera el horario y devuelve cualquier saldo de tarjeta de regalo usado. En la práctica, un pago abandonado expira entre 15 y 20 minutos después.

• Si Wompi aprueba un pago después de que expiró (algo que puede pasar con PSE), Lumi recupera la cita si el horario sigue libre y te avisa con Pago tardío: cita restaurada.
• Si el horario ya lo tomó otra cita, te avisa con Cita doble: revisar horario para que lo resuelvas con el cliente.

Detalle de un pago

Muestra el monto, el cliente y la cita relacionada, el Tipo (Pago de cita, Abono de cita, Tarjeta de regalo o Venta de tienda), el Historial (creado, confirmado, reembolsado, reembolso parcial, pago conservado, anulado o expirado, con quién y por qué) y los detalles: método, fecha, quién lo procesó y la transacción de Wompi. En un pago en línea verás también la Comisión Wompi (aprox.). En una venta de la tienda verás además Qué se vendió.

Reembolsar abre la pantalla de reembolsos para ese pago. Debajo del historial, Reembolsos lista cada reembolso de ese pago con quién, cuándo, cómo y por qué.

Resumen e informes

El Resumen muestra cómo va el dinero en un periodo. Por defecto son las últimas 4 semanas; cambia el rango con el selector (Hoy, Últimos 7 días, Mes actual, Año actual, un rango propio y más). Comparar muestra el periodo anterior de la misma duración.

Si algo en la caja merece revisión, arriba aparece "N movimientos de caja para revisar": personas con 3 o más anulaciones de efectivo en 30 días, o con diferencias de caja de 20.000 COP o más repetidas.

Exportar descarga un CSV con el resumen financiero. El historial de cierres de caja se exporta desde la Caja.

Los ingresos se cuentan por pagos cobrados, no por citas reservadas, en hora de Colombia. Los pagos pendientes y expirados no cuentan.