Agenda y citas

El día a día: la vista Hoy, el calendario, cómo crear una cita y qué puedes hacer con cada una.

Hoy

Es la pantalla de trabajo del día. Arriba ves cuántas citas hay, cuántas están por confirmar y el horario de apertura. El botón + Nueva Cita crea una cita (ver cómo).

Tarjetas del día

La agenda

La lista Agenda de hoy muestra cada cita con hora, cliente, servicio, persona y sala, estado y pago. Filtra con Todas, Confirmadas, Pendientes, En sesión y Completadas. Expiradas muestra las reservas que no se pagaron. Las canceladas y las de No vino solo aparecen en Todas.

En la columna de pago ves el total si está pagada, Falta X COP si queda saldo, y el total en gris si no se ha pagado nada.

El botón de filtro (el embudo) permite ver otra fecha y, para Propietario y Recepción, filtrar por persona o sala. Haz clic en una cita para abrir su página.

Si la cita tiene formularios o consentimientos que el cliente aún no completa, verás la etiqueta Docs pendientes. Ver Documentos en la cita.

Línea del día y salas

Línea del día muestra lo último que pasó: pagos confirmados, citas en sesión o completadas, clientes nuevos, conflictos de personal o sala, y huecos de 2 horas o más que puedes aprovechar. Salas muestra la ocupación por hora y los tiempos bloqueados del día.

Revisión de ayer

Cada mañana, si alguna cita de ayer quedó con saldo pendiente, Hoy muestra "Ayer: N citas · M con saldo pendiente". Las citas de ayer quedan como Completadas automáticamente, así que solo marcas las excepciones:

• Cobrar: abre la cita para cobrar el saldo.
• No vino: marca que el cliente no asistió.
• Todos vinieron: oculta el aviso.

Si lo ignoras no pasa nada: desaparece al día siguiente.

Calendario

Muestra tus citas por Día, Semana (la vista por defecto, empieza el domingo) o Mes. Usa las flechas y Hoy para moverte, o el botón de fecha para saltar a un día. Los chips con los nombres del equipo filtran por quién atiende (Todos los muestra a todos).

Cada cita toma el color de la persona que la atiende. Si dos citas se cruzan, se muestran en cascada. Hoy aparece marcado con un círculo, una línea indica la hora actual y los días cerrados se ven rayados.

En la vista Mes cada cita ocupa una línea (punto, nombre y hora). Si no caben, verás "+N más": haz clic en el día para verlo en la vista Día. Haz clic en una cita para abrirla. Un pequeño ícono de documento sobre la cita indica Docs pendientes.

Bloquear tiempo

Úsalo para mantenimiento, eventos privados o cualquier momento en que no quieras reservas.

1. Haz clic en Bloquear Tiempo o en el + de una hora vacía.
2. Escribe un Título, por ejemplo "Mantenimiento".
3. Elige el Alcance: Todo el Spa, Sala Específica, Personal Específico o Personal + Sala.
4. Define Inicia y Termina, o marca Todo el día. Las horas son hora de Colombia.
5. Agrega una razón si quieres y confirma con Bloquear Tiempo.

Para quitar un bloqueo, haz clic en él en el calendario y elige Eliminar Bloque. Para vacaciones o incapacidades del personal usa Registrar ausencia.

Crear una cita desde el panel

Primero elige cómo se hizo la reserva:

1. Servicio. Elige el servicio. Verás si requiere sala o un número de personas.
2. Hora. A distancia: elige una fecha resaltada, un horario, el personal y la sala si aplica. Actualizar refresca la disponibilidad. Presencial: ajusta la Hora de inicio con los botones de 15 y 30 minutos y elige a las personas y la sala.
3. Cliente. Busca un cliente existente (Buscar) o crea uno (Nuevo) con nombre, teléfono y fecha de nacimiento. El correo es opcional.
4. Tarjeta de regalo (opcional). Escribe el código y Lumi te dice al instante si es válida y cuánto saldo tiene.
5. Pago (solo presencial). Elige Efectivo (necesita la caja abierta), Transferencia (confirma que el dinero llegó antes de crear la cita) o Enlace Wompi.
6. Confirma con Crear y Generar Enlace.

Qué pasa después

• Presencial con efectivo o transferencia: la cita queda Confirmada y pagada. Si fue en efectivo, el pago entra a la caja y ves el cambio a devolver.
• Con enlace de pago: copia el enlace con Copiar y envíaselo al cliente. La cita queda Pendiente de pago hasta que pague. Si no paga en unos 15 a 20 minutos, expira y el horario se libera.
• Sin cobro en línea (si elegiste no cobrar al reservar, o una tarjeta de regalo cubre todo): la cita queda confirmada. Recuerda cobrar en el spa.
• Si el servicio tiene documentos: el enlace para completarlos sale con la confirmación de la cita. Una cita que empieza en menos de 30 minutos (como un cliente presencial) no recibe WhatsApp de confirmación: ábrele los documentos en tu dispositivo o envíaselos con Reenviar desde la página de la cita (ver cómo).

La página de una cita

Al hacer clic en una cita (desde Hoy, Calendario, el buscador, una notificación o la ficha del cliente) se abre su página. Volver te regresa a donde estabas.

• Resumen: cliente, servicio, fecha, hora, profesional y sala.
• Pago: Total, Pagado y Saldo pendiente, y la lista de cobros con su método y estado. Cada cobro abre su pago.
• Actividad: el historial de la cita: reserva, pagos, y correos, WhatsApp y SMS enviados o fallidos.
• Cliente: teléfono, correo, gasto total y notas del cliente.
• Notas de la cita: notas solo para esta cita. Agrégalas con Agregar o Editar.
• Documentos: dentro del bloque Pago, solo si la cita tiene formularios o consentimientos. Muestra el estado de cada uno, las respuestas y la copia firmada (ver Documentos en la cita).

Acciones sobre una cita

El Staff no tiene estas acciones por defecto. El Propietario puede dárselas en Permisos.

Reagendar

1. Abre la cita y haz clic en Reagendar.
2. Elige una fecha con horarios disponibles, luego la hora, el personal (exactamente las personas que pide el servicio) y la sala si aplica.
3. Confirma con Confirmar Reagendamiento.

Para mover una cita fuera de las reglas normales (por ejemplo, con menos aviso del mínimo), marca Ignorar hora mínima: eliges cualquier hora, persona y sala, y Lumi te muestra advertencias antes de confirmar.

El cliente recibe el aviso del cambio por correo y WhatsApp, y su recordatorio se reprograma. Solo se reagendan citas Pendientes de pago o Confirmadas. No se puede cambiar el servicio, el precio ni el cliente: para eso cancela la cita y crea una nueva.

No vino

Para marcar que el cliente no vino, abre la cita y en el menú ⋯ elige No vino. Úsalo cuando el cliente no llegó. Aparece desde la hora de inicio de la cita hasta 7 días después; antes de la hora de inicio, la opción es Cancelar cita. También puedes marcarlo con No vino en la lista Por cobrar de Hoy. La cita queda como No vino y no cuenta como visita del cliente.

Si la cita tiene pagos, o se pagó en parte con tarjeta de regalo, se abre la pantalla de reembolsos: para cada pago eliges Reembolsar todo, Reembolso parcial o No reembolsar. El Motivo es obligatorio, también si no reembolsas nada. Lo pagado con tarjeta de regalo tampoco vuelve solo a la tarjeta: se decide en la misma pantalla.

Si te equivocaste, Sí vino (deshacer) la devuelve a Completada, o a Confirmada si aún no termina. Si ya se reembolsó dinero de esa cita, no se puede deshacer y Lumi muestra Ya se reembolsó dinero de esta cita: no se puede deshacer el No vino.

Cancelar una cita

Cancelar cita solo aparece antes de la hora de inicio. Cuando la cita ya empezó y el cliente no llegó, usa No vino. Una reserva en línea que sigue sin pagar se puede cancelar a cualquier hora.

1. En el menú ⋯ elige Cancelar cita.
2. Escribe el motivo si quieres. Pasa como motivo a la pantalla de reembolsos.
3. Confirma con Cancelar cita.
4. Si la cita tiene pagos, o se pagó con tarjeta de regalo, se abre la pantalla de reembolsos. Para cada pago elige Reembolsar todo, Reembolso parcial o No reembolsar, escribe el motivo y confirma.

• El horario queda libre para otras reservas apenas cancelas. Si había un enlace de pago esperando, deja de servir.
• Cancelar no devuelve dinero por sí solo: ni la tarjeta de regalo, ni los pagos en línea, ni el efectivo. Todo se decide en la pantalla de reembolsos.
• Si cierras la pantalla con Decidir después, los pagos quedan por decidir: la cita muestra Hay pagos de esta cita sin decidir. con el enlace Decidir reembolsos, y Hoy la muestra en Reembolsos por decidir.
• El cliente recibe el correo de cancelación enseguida si la cita no tenía pagos, o cuando cierras la pantalla de reembolsos. El correo le dice qué se le devolvió y por qué medio, sin mencionar los pagos que conservas. Si dejaste pagos por decidir, le dice que el spa se comunicará con él.

Solo se cancelan citas Pendientes de pago o Confirmadas.

Estados de una cita

Cierre automático: cada noche a las 3:00 a. m., hora de Colombia, las citas confirmadas del día anterior quedan como Completadas, estén pagadas o no. El dinero se revisa aparte: una cita con saldo sigue mostrando Saldo pendiente y aparece en la Revisión de ayer.