Documentos

Formularios y consentimientos que tus clientes completan y firman desde el celular, antes de su cita o en el spa. Tú los creas (con IA, desde un archivo o en blanco), los asignas a tus servicios y Lumi los envía solos con cada cita.

Formularios y consentimientos

La página tiene dos pestañas: Documentos, con tus formularios y consentimientos, y Respuestas, con lo que tus clientes han recibido y completado. En cada documento ves su tipo, a cuántos servicios está asignado y si tiene cambios Sin publicar. Los inactivos se ven atenuados.

Qué incluye cada plan

Para cambiar de plan, entra a Suscripción en el menú de configuración y toca Administrar suscripción. Ahí también actualizas tu tarjeta y ves tus facturas de Lumi. Si subes de plan, el cambio es inmediato; si bajas, se aplica cuando termina el periodo que ya pagaste. Tu agenda, tus clientes y tu historial se quedan como están. Precios y planes en Suscripción.

Datos de salud y la ley

Las alergias, el embarazo, las condiciones y los medicamentos de tus clientes son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Tu negocio es el responsable de esos datos y Lumi los guarda por encargo tuyo.

• Marca como Dato sensible cada pregunta de salud. El cliente la ve marcada así.
• Las preguntas de salud deben ser opcionales: el cliente puede elegir no responder, y ningún servicio ni reserva puede depender de que las responda (Decreto 1377 de 2013).
• Solo ve esta información quien tiene el permiso Ver información de salud.
• Cada firma queda registrada con fecha, hora, dispositivo y una huella del documento que permite detectar cualquier cambio posterior (Decreto 2364 de 2012).

Crear un documento

Haz clic en Nuevo documento. No hay plantillas prediseñadas: todo lo que construyes es tuyo. Elige cómo empezar:

1. Elige Importar documento o Empezar en blanco.
2. Elige el tipo: Formulario o Consentimiento.
3. Sube el archivo (Elegir archivo o arrástralo), o confirma con Crear formulario o Crear consentimiento.
4. Se abre el editor con tu documento.

Crear con IA

1. En Nuevo documento elige Crear con IA. Se abre una conversación con la pregunta ¿Qué necesitas crear?.
2. Elige el tipo de documento y describe lo que necesitas, por ejemplo "un consentimiento para depilación láser". Puedes tocar uno de los ejemplos.
3. La IA te hace algunas preguntas para entender tu negocio. Respóndelas.
4. Toca Construir documento. Armar las preguntas y el orden puede tardar hasta un minuto. Al terminar se abre el editor.

Dentro del editor, el asistente de IA (el botón redondo de abajo a la derecha) sigue disponible: pídele cambios como "agrega una pregunta sobre alergias" o "agrega una cláusula de cancelación". Te resume lo que cambió, y Deshacer revierte el último cambio.

El editor

Arriba eliges la vista: Construir para editar o Vista previa para ver el documento como lo verá el cliente en su celular. El panel lateral tiene tres pestañas: Agregar (los componentes), Elemento (el componente seleccionado) y Documento (ajustes, servicios y revisión legal).

Arrastra los componentes para ordenarlos. En cada pregunta defines el texto, una Ayuda (opcional), el Tipo de respuesta, si es obligatoria, si es un Dato sensible y quién la responde (La responde: el cliente, su acudiente o solo el personal). Con Mostrar solo si... una pregunta aparece solo según la respuesta de otra.

En los textos puedes usar datos que Lumi llena solo: nombre y documento del cliente, servicio, fecha de la cita, profesional, nombre y dirección del negocio y valor del servicio.

Borrador y Publicar

Todo lo que cambias se guarda solo como borrador (Borrador guardado). Tus clientes siguen recibiendo la versión publicada hasta que publiques.

1. Cuando termines, haz clic en Publicar. Desde ese momento tus clientes reciben esta versión (Publicado).
2. Si quieres volver a la versión publicada, usa Descartar cambios en Cambios sin publicar.
3. Si sales con cambios sin publicar, Lumi te pregunta ¿Publicar los cambios?: elige Publicar y salir o Salir sin publicar.

Los documentos que ya se enviaron o firmaron no cambian: cada cliente conserva la versión que recibió.

Ajustes del documento

En la pestaña Documento, el panel Ajustes tiene el Nombre, el Tipo y el interruptor Activo (los inactivos no se envían). Pasar un consentimiento a formulario quita la identificación, el acuerdo y la firma, y te pide confirmar con Pasar a formulario. Eliminar documento lo deja inactivo y deja de enviarse; las respuestas que ya recibiste se conservan.

Asignar a servicios

1. En el panel Servicios, activa el interruptor Enviar con de cada servicio que necesita este documento.
2. Deja marcado Requerido: recepción lo ve como pendiente hasta que esté listo si quieres que la cita muestre Docs pendientes mientras el cliente no lo complete.

Desde ese momento, cada cita nueva de esos servicios lleva sus documentos. Si una cita tiene varios, el cliente los recibe juntos en un solo enlace.

Revisión legal

Una IA revisa tu consentimiento frente a la ley colombiana y te sugiere qué agregar. Revisa la última versión guardada.

1. Haz clic en Revisar legalidad. Puede tardar entre 30 segundos y un minuto.
2. Lee los resultados, agrupados en Falta, Recomendado y Cumple.
3. Si una sugerencia trae un texto, usa Agregar al documento para sumarlo.
4. Si cambias el documento, usa Revisar de nuevo.

Cuándo recibe el cliente sus documentos

• Cuando se confirma una cita de un servicio con documentos, el enlace sale dentro del correo de confirmación y del WhatsApp o SMS de confirmación, mientras haya documentos pendientes.
• Si el cliente reservó en tu página, al confirmar la reserva pasa directo a sus documentos (ver Página de reservas). Si pagó en línea, los documentos se abren cuando se confirma el pago.
• El enlace es personal y funciona hasta 30 días después de la cita. Si la cita se reagenda, ese plazo se mueve con ella. Si se cancela, el enlace muestra que la cita fue cancelada.

Enviar documentos a mano

Úsalo para enviar un documento a alguien sin cita, o para reenviar los de una cita. El botón Enviar del editor se desactiva si el documento tiene cambios sin publicar o está inactivo.

1. En el editor haz clic en Enviar. Se abre Enviar documentos.
2. En Documentos marca los que quieres enviar.
3. En Cliente búscalo (Buscar cliente por nombre o teléfono). Si no está en tus clientes, escribe Nombre *, Celular * y, si quieres, Correo: queda registrado como cliente.
4. En Enviar por elige WhatsApp, SMS, Correo, Copiar enlace o Abrir en este dispositivo.

El cliente recibe un solo enlace con todos sus documentos. Abajo verás el Enlace del cliente. Si se lo enviaste a la persona equivocada, usa Invalidar enlace y confirma con Sí, invalidar: el enlace anterior deja de funcionar y puedes enviar el nuevo.

Documentos en la cita

Si la cita tiene documentos, dentro del bloque Pago aparece Documentos con el estado de cada uno. Mientras falte alguno verás Docs pendientes en la cita, en Hoy, en el Calendario y en el panel de cobro. Es solo un aviso: no bloquea el cobro ni la cita.

• Completar en este dispositivo: abre los documentos en una pestaña nueva de tu tableta o computador para que el cliente los complete y firme en el spa. Debes tener tu sesión iniciada: el documento registra que tú confirmaste la cédula física del cliente.
• Reenviar: abre Enviar documentos con el mismo enlace, para enviarlo por WhatsApp, SMS o correo, o copiarlo.
• En un formulario completado, Ver respuestas u Ocultar respuestas muestra lo que respondió. En un consentimiento firmado puedes abrir o descargar la copia firmada.

Lo que ve tu cliente

El cliente abre su enlace en el celular. Primero van los formularios y después los consentimientos, cada uno dividido en pasos.

1. Responde las preguntas y avanza con Continuar. Las preguntas opcionales dicen Opcional, y las de salud, Dato sensible.
2. En un consentimiento, llena Tus datos como aparecen en su documento de identidad: Nombre completo, tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Tarjeta de identidad, Pasaporte o NIT), Número de documento, fecha de nacimiento, teléfono y correo. Si es menor de edad, también los datos del acudiente.
3. Lee el documento y acepta firmarlo electrónicamente.
4. Firma con el dedo dentro del recuadro y toca Firmar. En un formulario, el último paso es Enviar respuestas.
5. Al terminar ve Listo y puede usar Descargar copia (PDF).

La firma no pide códigos por SMS: vale con su número de documento y su firma, bajo la ley colombiana de firma electrónica (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012). La copia firmada queda sellada con un código de verificación.

Respuestas

Lista cada documento enviado con el cliente, su estado y la fecha. Busca con Buscar cliente, documento o cédula y filtra por Todas, Pendientes, Completadas, Rechazadas o Anuladas. El número junto a la pestaña cuenta los pendientes.

Haz clic en una respuesta para ver su detalle: las Respuestas, el Firmante, Cómo se verificó la identidad (remoto por enlace personal, o presencial con el nombre de quien confirmó la cédula) y el Registro de eventos. Ver cita te lleva a la cita.

• En un consentimiento firmado: Ver, Descargar PDF y Enviar por correo para mandarle al cliente su copia firmada.
• En uno pendiente: Anular documento. El cliente ya no puede completarlo; anular no borra nada y queda registrado.

Verificar una copia firmada

Cada consentimiento firmado lleva el sello de Lumi con un código. Cualquier persona puede abrir la página de verificación de ese código para ver si el documento es Documento válido o fue anulado, cuándo se firmó y las huellas del documento. En Comprueba tu copia se puede elegir el PDF para confirmar que es idéntico al firmado. La página no muestra datos personales, solo las iniciales del firmante.

Cuánto tiempo se guardan

Es una regla fija, igual para todos los negocios, y no se puede cambiar. Nadie puede borrar un documento completado antes de tiempo, ni siquiera el Propietario. Si tienes un reclamo o una disputa, descarga los PDF firmados y guarda tu propia copia.