# Documentos

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/

Formularios y consentimientos que tus clientes completan y firman desde el celular, antes de su cita o en el spa. Tú los creas (con IA, desde un archivo o en blanco), los asignas a tus servicios y Lumi los envía solos con cada cita.

**Dónde:** Menú › **Operación** › Comunicación › **Documentos** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso. La sección aparece en el menú de todos, pero sin ese permiso se ve vacía.

## Formularios y consentimientos

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#tipos

| Tipo | Qué es |
| --- | --- |
| **Formulario** | Preguntas que el cliente responde antes de su cita, por ejemplo una ficha de ingreso o un cuestionario de salud. No se firma. |
| **Consentimiento** | Texto legal que el cliente lee, acepta y firma con su número de documento y su firma. Lleva la identificación, el acuerdo de firma electrónica y la firma. |

La página tiene dos pestañas: **Documentos**, con tus formularios y consentimientos, y **Respuestas**, con lo que tus clientes han recibido y completado. En cada documento ves su tipo, a cuántos servicios está asignado y si tiene cambios **Sin publicar**. Los inactivos se ven atenuados.

> **Nota:** Crear y editar documentos solo se puede desde un computador. En el celular verás la lista y las respuestas, y el botón para copiar el enlace y abrirlo en el computador.

## Qué incluye cada plan

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#planes

| Función | Planes |
| --- | --- |
| Formularios con IA | Todos los planes: Essential, Pro, Business y Signature. |
| Consentimientos y waivers con firma electrónica segura | Business y Signature. |
| Registro de cada firma: fecha, hora, dispositivo y huella del documento | Business y Signature. |
| Ficha de salud de cada cliente (preguntas marcadas como Dato sensible) | Business y Signature. |

Para cambiar de plan, entra a **Suscripción** en el menú de configuración y toca **Administrar suscripción**. Ahí también actualizas tu tarjeta y ves tus facturas de Lumi. Si subes de plan, el cambio es inmediato; si bajas, se aplica cuando termina el periodo que ya pagaste. Tu agenda, tus clientes y tu historial se quedan como están. Precios y planes en [Suscripción](https://docs.lumiagenda.co/suscripcion/).

## Datos de salud y la ley

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#datos-salud

Las alergias, el embarazo, las condiciones y los medicamentos de tus clientes son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Tu negocio es el responsable de esos datos y Lumi los guarda por encargo tuyo.

- Marca como **Dato sensible** cada pregunta de salud. El cliente la ve marcada así.
- Las preguntas de salud deben ser opcionales: el cliente puede elegir no responder, y ningún servicio ni reserva puede depender de que las responda (Decreto 1377 de 2013).
- Solo ve esta información quien tiene el permiso **Ver información de salud**.
- Cada firma queda registrada con fecha, hora, dispositivo y una huella del documento que permite detectar cualquier cambio posterior (Decreto 2364 de 2012).

> **Importante:** Lumi no es un software de historia clínica. Si tu negocio presta servicios de salud habilitados en el REPS (médicos, odontólogos, fisioterapeutas, medicina estética), necesitas además un sistema de historia clínica certificado. En Lumi guardas los consentimientos, los waivers y la ficha de salud de tus clientes.

## Crear un documento

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#crear

**Dónde:** **Documentos** › **Nuevo documento** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Haz clic en **Nuevo documento**. No hay plantillas prediseñadas: todo lo que construyes es tuyo. Elige cómo empezar:

| Opción | Qué hace |
| --- | --- |
| **Crear con IA** | Describes lo que necesitas y la IA arma el borrador ([ver abajo](https://docs.lumiagenda.co/documentos/#ia)). |
| **Importar documento** | Subes un PDF, un Word (.docx) o una foto de tu formulario en papel (JPG, PNG o HEIC, hasta 10 MB) y la IA lo convierte en un documento de Lumi. No guardamos el archivo original. |
| **Empezar en blanco** | Armas el documento pregunta por pregunta. |

1. Elige **Importar documento** o **Empezar en blanco**.
2. Elige el tipo: **Formulario** o **Consentimiento**.
3. Sube el archivo (**Elegir archivo** o arrástralo), o confirma con **Crear formulario** o **Crear consentimiento**.
4. Se abre el editor con tu documento.

> **Importante:** Si importaste un archivo, verás **Revisa todo: la IA convirtió tu documento, puede haber errores.** Lee el documento completo antes de publicarlo.

## Crear con IA

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#ia

1. En **Nuevo documento** elige **Crear con IA**. Se abre una conversación con la pregunta **¿Qué necesitas crear?**.
2. Elige el tipo de documento y describe lo que necesitas, por ejemplo "un consentimiento para depilación láser". Puedes tocar uno de los ejemplos.
3. La IA te hace algunas preguntas para entender tu negocio. Respóndelas.
4. Toca **Construir documento**. Armar las preguntas y el orden puede tardar hasta un minuto. Al terminar se abre el editor.

Dentro del editor, el asistente de IA (el botón redondo de abajo a la derecha) sigue disponible: pídele cambios como "agrega una pregunta sobre alergias" o "agrega una cláusula de cancelación". Te resume lo que cambió, y **Deshacer** revierte el último cambio.

> **Nota:** Cada negocio tiene un uso mensual de IA incluido. Si se agota verás "Este mes ya usaste toda la IA incluida" con la fecha en que se renueva. Mientras tanto puedes seguir editando a mano.

## El editor

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#editor

**Dónde:** **Documentos** › un documento · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Arriba eliges la vista: **Construir** para editar o **Vista previa** para ver el documento como lo verá el cliente en su celular. El panel lateral tiene tres pestañas: **Agregar** (los componentes), **Elemento** (el componente seleccionado) y **Documento** (ajustes, servicios y revisión legal).

| Grupo | Componentes |
| --- | --- |
| Preguntas | **Pregunta**, **Texto largo**, **Sí o no**, **Selección**, **Casillas**, **Fecha**, **Número** y **Archivos** (el cliente sube fotos o archivos). |
| Texto | **Título**, **Párrafo** y **Lista**. |
| Estructura | **Nueva página**: divide el documento en pasos. |
| Legal (consentimientos) | **Identificación**, **Cláusula** y **Autorización**. |

Arrastra los componentes para ordenarlos. En cada pregunta defines el texto, una **Ayuda (opcional)**, el **Tipo de respuesta**, si es obligatoria, si es un **Dato sensible** y quién la responde (**La responde**: el cliente, su acudiente o solo el personal). Con **Mostrar solo si...** una pregunta aparece solo según la respuesta de otra.

En los textos puedes usar datos que Lumi llena solo: nombre y documento del cliente, servicio, fecha de la cita, profesional, nombre y dirección del negocio y valor del servicio.

## Borrador y Publicar

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#publicar

Todo lo que cambias se guarda solo como borrador (**Borrador guardado**). Tus clientes siguen recibiendo la versión publicada hasta que publiques.

1. Cuando termines, haz clic en **Publicar**. Desde ese momento tus clientes reciben esta versión (**Publicado**).
2. Si quieres volver a la versión publicada, usa **Descartar cambios** en **Cambios sin publicar**.
3. Si sales con cambios sin publicar, Lumi te pregunta **¿Publicar los cambios?**: elige **Publicar y salir** o **Salir sin publicar**.

Los documentos que ya se enviaron o firmaron no cambian: cada cliente conserva la versión que recibió.

### Ajustes del documento

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#ajustes-documento

En la pestaña **Documento**, el panel **Ajustes** tiene el **Nombre**, el **Tipo** y el interruptor **Activo** (los inactivos no se envían). Pasar un consentimiento a formulario quita la identificación, el acuerdo y la firma, y te pide confirmar con **Pasar a formulario**. **Eliminar documento** lo deja inactivo y deja de enviarse; las respuestas que ya recibiste se conservan.

## Asignar a servicios

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#servicios

**Dónde:** Editor › pestaña **Documento** › **Servicios** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

1. En el panel **Servicios**, activa el interruptor **Enviar con** de cada servicio que necesita este documento.
2. Deja marcado **Requerido: recepción lo ve como pendiente hasta que esté listo** si quieres que la cita muestre **Docs pendientes** mientras el cliente no lo complete.

Desde ese momento, cada cita nueva de esos servicios lleva sus documentos. Si una cita tiene varios, el cliente los recibe juntos en un solo enlace.

## Revisión legal

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#revision-legal

**Dónde:** Editor de un consentimiento › **Revisión legal** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Una IA revisa tu consentimiento frente a la ley colombiana y te sugiere qué agregar. Revisa la última versión guardada.

1. Haz clic en **Revisar legalidad**. Puede tardar entre 30 segundos y un minuto.
2. Lee los resultados, agrupados en **Falta**, **Recomendado** y **Cumple**.
3. Si una sugerencia trae un texto, usa **Agregar al documento** para sumarlo.
4. Si cambias el documento, usa **Revisar de nuevo**.

> **Importante:** La revisión la hace una IA con fines informativos. No es asesoría legal: tú eres responsable de que tus documentos cumplan la ley. Hay un máximo de 10 revisiones por día por negocio.

## Cuándo recibe el cliente sus documentos

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#envio-automatico

- Cuando se confirma una cita de un servicio con documentos, el enlace sale dentro del correo de confirmación y del WhatsApp o SMS de confirmación, mientras haya documentos pendientes.
- Si el cliente reservó en tu página, al confirmar la reserva pasa directo a sus documentos ([ver Página de reservas](https://docs.lumiagenda.co/reservas/#documentos)). Si pagó en línea, los documentos se abren cuando se confirma el pago.
- El enlace es personal y funciona hasta 30 días después de la cita. Si la cita se reagenda, ese plazo se mueve con ella. Si se cancela, el enlace muestra que la cita fue cancelada.

## Enviar documentos a mano

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#enviar

**Dónde:** Editor › **Enviar**, o página de la cita › **Reenviar** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Úsalo para enviar un documento a alguien sin cita, o para reenviar los de una cita. El botón **Enviar** del editor se desactiva si el documento tiene cambios sin publicar o está inactivo.

1. En el editor haz clic en **Enviar**. Se abre **Enviar documentos**.
2. En **Documentos** marca los que quieres enviar.
3. En **Cliente** búscalo (**Buscar cliente por nombre o teléfono**). Si no está en tus clientes, escribe **Nombre ***, **Celular *** y, si quieres, **Correo**: queda registrado como cliente.
4. En **Enviar por** elige **WhatsApp**, **SMS**, **Correo**, **Copiar enlace** o **Abrir en este dispositivo**.

El cliente recibe un solo enlace con todos sus documentos. Abajo verás el **Enlace del cliente**. Si se lo enviaste a la persona equivocada, usa **Invalidar enlace** y confirma con **Sí, invalidar**: el enlace anterior deja de funcionar y puedes enviar el nuevo.

> **Nota:** El enlace es personal: compártelo solo con el cliente. Los SMS enviados por el equipo tienen un límite de 200 por día por negocio; si lo alcanzas, usa WhatsApp o copia el enlace.

## Documentos en la cita

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#en-la-cita

**Dónde:** Página de la cita › bloque **Documentos**

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Si la cita tiene documentos, dentro del bloque Pago aparece **Documentos** con el estado de cada uno. Mientras falte alguno verás **Docs pendientes** en la cita, en Hoy, en el Calendario y en el panel de cobro. Es solo un aviso: no bloquea el cobro ni la cita.

- **Completar en este dispositivo**: abre los documentos en una pestaña nueva de tu tableta o computador para que el cliente los complete y firme en el spa. Debes tener tu sesión iniciada: el documento registra que tú confirmaste la cédula física del cliente.
- **Reenviar**: abre **Enviar documentos** con el mismo enlace, para enviarlo por WhatsApp, SMS o correo, o copiarlo.
- En un formulario completado, **Ver respuestas** u **Ocultar respuestas** muestra lo que respondió. En un consentimiento firmado puedes abrir o descargar la copia firmada.

## Lo que ve tu cliente

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#cliente

El cliente abre su enlace en el celular. Primero van los formularios y después los consentimientos, cada uno dividido en pasos.

1. Responde las preguntas y avanza con **Continuar**. Las preguntas opcionales dicen **Opcional**, y las de salud, **Dato sensible**.
2. En un consentimiento, llena **Tus datos** como aparecen en su documento de identidad: **Nombre completo**, tipo de documento (**Cédula de ciudadanía**, **Cédula de extranjería**, **Tarjeta de identidad**, **Pasaporte** o **NIT**), **Número de documento**, fecha de nacimiento, teléfono y correo. Si es menor de edad, también los datos del acudiente.
3. Lee el documento y acepta firmarlo electrónicamente.
4. Firma con el dedo dentro del recuadro y toca **Firmar**. En un formulario, el último paso es **Enviar respuestas**.
5. Al terminar ve **Listo** y puede usar **Descargar copia (PDF)**.

La firma no pide códigos por SMS: vale con su número de documento y su firma, bajo la ley colombiana de firma electrónica (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012). La copia firmada queda sellada con un código de verificación.

| El cliente ve | Qué significa |
| --- | --- |
| **Este enlace venció** | Pasaron más de 30 días desde la cita o el envío. Envíale uno nuevo. |
| **Esta cita fue cancelada** | Ya no necesita completarlos. |
| **Casi listo** | Su pago en línea aún no se confirma. Los documentos se abren cuando se confirme. |
| **No tienes documentos pendientes** | Ya completó todo, o el servicio no pide documentos. |
| **Este enlace ya no es válido** | El enlace se invalidó o es de antes. Envíale uno nuevo. |

## Respuestas

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#respuestas

**Dónde:** **Documentos** › pestaña **Respuestas** · [/dashboard/documents](https://app.lumiagenda.co/dashboard/documents)

**Quién:** Propietario y Recepción (con el permiso **Gestionar documentos**). El Staff, solo si el propietario le da ese permiso.

Lista cada documento enviado con el cliente, su estado y la fecha. Busca con **Buscar cliente, documento o cédula** y filtra por **Todas**, **Pendientes**, **Completadas**, **Rechazadas** o **Anuladas**. El número junto a la pestaña cuenta los pendientes.

| Estado | Qué significa |
| --- | --- |
| **Pendiente** | Se envió y el cliente aún no lo abre. |
| **Abierto** | El cliente lo abrió pero no lo ha terminado. |
| **Completado** | El cliente envió el formulario o firmó el consentimiento. |
| **Rechazado** | El cliente se negó a firmar. Solo aparece en documentos enviados con la versión anterior de Documentos. |
| **Anulado** | Alguien del equipo lo anuló. Ya no se puede completar. |

Haz clic en una respuesta para ver su detalle: las **Respuestas**, el **Firmante**, **Cómo se verificó la identidad** (remoto por enlace personal, o presencial con el nombre de quien confirmó la cédula) y el **Registro** de eventos. **Ver cita** te lleva a la cita.

- En un consentimiento firmado: **Ver**, **Descargar PDF** y **Enviar por correo** para mandarle al cliente su copia firmada.
- En uno pendiente: **Anular documento**. El cliente ya no puede completarlo; anular no borra nada y queda registrado.

## Verificar una copia firmada

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#verificar

Cada consentimiento firmado lleva el sello de Lumi con un código. Cualquier persona puede abrir la página de verificación de ese código para ver si el documento es **Documento válido** o fue anulado, cuándo se firmó y las huellas del documento. En **Comprueba tu copia** se puede elegir el PDF para confirmar que es idéntico al firmado. La página no muestra datos personales, solo las iniciales del firmante.

## Cuánto tiempo se guardan

URL: https://docs.lumiagenda.co/documentos/#conservacion

| Documento | Se guarda |
| --- | --- |
| Completado (firmado, enviado o rechazado) | Mientras la persona sea tu cliente y hasta 10 años después de su última actividad (una cita, un pago, una tarjeta o un documento reinicia el plazo). |
| Que nadie completó | Hasta 90 días después de que venció su enlace. |
| De modo prueba | 30 días. |

Es una regla fija, igual para todos los negocios, y no se puede cambiar. Nadie puede borrar un documento completado antes de tiempo, ni siquiera el Propietario. Si tienes un reclamo o una disputa, descarga los PDF firmados y guarda tu propia copia.

_Última actualización: 2026-10-07_